Nos artigos anteriores A dor do esquecimento, Identificação de uma lição e Onde nascem as lições foram apresentados os benefícios da documentação de situações relevantes vivenciadas.

Nesse, veremos como organizar as informações, visando agilidade na seleção das lições úteis para uma situação a enfrentar. Durante as reuniões para exposições de experiências, é comum que surjam em maior número as que tiveram consequências negativas. De tanto conversar sobre elas, esmiuçando detalhes e causas, pode-se sentir o quanto esse estado dificulta a lembrança das experiências que tiveram resultados positivos e influencia a percepção dos ganhos obtidos. Daí se aconselhar que os eventos de coletas de lições sejam iniciados pelas que trouxeram resultados financeiros positivos, deixando as demais para a segunda etapa. É claro que, se durante essa segunda etapa alguma do primeiro tipo surgir, ela será bem-vinda. Agora daremos ênfase ao formato a ser usado para os registros das lições aprendidas, que permitem agilidade no resgate e o claro entendimento por qualquer um que as leia, independentemente da participação nos encontros de discussão e documentação. Quando se trata de uma análise do desempenho da organização ou do departamento, por exemplo, pode-se optar por registros sucintos, que é uma boa forma de se implementar o hábito de realizar essas análises:

1. Identificação do Processo;
2. O que fizemos de bom;
3. Como repetir no próximo período (ano, trimestre, mês)?

Ou

1. Identificação do Processo;
2. O que poderia ter sido melhor?
3. Como melhorar no próximo período (ano, trimestre, mês)?

Nota: Nada impede que se façam as duas análises, já que uma trata da repetição de rotinas bem-sucedidas (boas experiências) e a outra se baseia na melhoria de processos que tiveram resultados aquém do esperado (más experiências). Como discorrido no artigo anterior, tais informações poderão ser coletadas de diversas formas. O importante é que haja, de fato, um responsável por examiná-las, com autoridade para decidir o que fazer a respeito e comunicar os resultados das análises e decisões aos colaboradores. Caso não sejam divulgadas, corre-se o risco de perder o engajamento. Em gestão de projetos, muito mais informações são requisitadas, como: Cliente, Projeto, Descrição da ocorrência (Causa/Origem e Efeito), Data do registro, Impacto, Ações tomadas e Eficácia da ação. Isso é recomendado porque há questões que têm grande possibilidade de recorrência em outro projeto para o mesmo cliente ou que foram próprios de algum momento histórico. Um bom formato de descrição da ocorrência contém a causa e o efeito. A tarefa fica mais fácil se nos lembrarmos que a lição aprendida decorre de um fato, ou seja, algo que ocorreu, logo as causas podem ser apuradas, bem como as consequências. Teríamos, então, por exemplo: “Devido ao excesso de lubrificação nos trilhos, houve perda de aderência e consequente redução da velocidade da composição”. Recomenda-se o uso de palavras-chave, para facilitar a busca, quando houver possibilidade de nova ocorrência de uma situação já vivida. Para essa consolidação, pode-se utilizar uma planilha (se for eletrônica, melhor), um arquivo em texto, uma base de dados ou outro meio em que tanto a inserção de novas informações como a consulta sejam rápidas e que os registros sejam acessíveis aos responsáveis por vendas, execução e controle.

Na última parte desta série de artigos trataremos da atualização dos registros para que sejam sempre relevantes para o negócio. Até lá!